電話交換
【電話交換とは】
電話交換とは、主に取引先企業や個人のお客様からの電話を、内容に応じて各部署に取り次ぐ仕事です。企業の規模によっては総務や一般事務が電話交換も兼ねる場合もあります。外部からの電話は電話交換が全て最初に対応することになります。ですので、企業の代表として正しいマナーで取り次ぎをする必要があります。また、一般企業の他に、電話会社での案内や取次ぎをする仕事もあります。
【電話交換の仕事内容】
電話交換の仕事内容は、一般企業での電話交換と電話会社での電話交換業務の2種類あります。一般企業では取引際や個人の電話の取次ぎを行ないます。電話の内容を的確にヒアリングし、それに応じて適切な部署や担当者に取り次ぎします。社内の内線番号を素早く調べ適切な部署に取り次ぐためには、自社の製品やサービスについて熟知している必要があります。また、デパートなどの電話交換では、お客様の質問に分かる範囲で回答することもあります。電話会社での仕事の場合は、104の番号案内や列車電話、コレクトコール、国際電話の取次ぎもします。国際電話の場合は、語学力や時差も考慮して適切な言葉で取り次ぐことが必要です。
【電話交換に必要なスキル】
●語学力
電話会社の電話交換の場合、国際電話の取次ぎを行なう必要があります。ですので最低限の語学力が必要になります。また、各国の時差についても知っておく必要があります。
●判断力
電話の内容を的確にヒアリングし、素早く担当者や担当部署に取り次ぐ必要があるので、判断力が重要になります。
●聞き取りやすい声と話し方
全て電話の声のみの対応になります。ですので、分かりやすく聞き取りやすい言葉で話す必要があります。
●自社製品、サービスに関する知識
取り次ぐ部署の判断や、直接お客様の質問に答えるためには自社に関する知識が欠かせません。
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