【一般事務とは】

一般事務とは、業種を問わずあらゆる企業で需要があり、花形ではないものの、決して欠かすことのできないサポート役です。一般事務がいないとあらゆる業務に支障が出でしまうので、非常に重要なやりがいのある仕事と言えるでしょう。人の役に立つのが好きな人、コミュニケーションが好きな人にオススメの仕事です。一般事務に関する需要は近年ますます増加傾向にあります。


【一般事務の仕事内容】

一般事務の仕事内容は、サポート役として、電話対応・来客対応・書類整理(ファイリング)・資料作成・データ入力・物品管理、発注・郵便物の受け取りや発送・伝票確認など多岐に渡ります。さらに、中小企業では一般事務が経理や人事を兼ねることもあるなど、その仕事内容は企業によって大きく異なります。電話や来客対応など、企業の顔としての役割もありますので、ビジネスマナーに自信がある人や社交的で人とのコミュニケーションが好きな人にオススメです。また、裏方として様々な仕事を突発的に頼まれることも多いため、臨機応変かつ柔軟なものの考え方をする必要があります。一般的に未経験者の採用は少なく、ビジネススキルやマナー、パソコンスキルを持った即戦力となる人材が求められる仕事です。


【一般事務に必要なスキル】

●コミュニケーション能力
非常に多くの人と関る仕事です。社外の人の応対をする機会も多いため、コミュニケーション能力は欠かせません。

●ビジネスマナー
ビジネス書類の作成など。ビジネスパーソンとして基本的な知識が求められます。

●一般常識
人とコミュニケーションをする上で必要です。また、来客対応時に会社の信頼を失うことのないように身につけておきましょう。

●パソコンスキル
ExceｌやWardは基本です。さらにAccessやPowerpointを身につけると仕事の幅が広がります。

●臨機応変で柔軟な対応ができる
これが最も大切です。状況に応じて的確な対応をします。

【英文事務とは】

英文事務とは、「英語」を用いた一般事務のことです。基本的な仕事内容は「一般事務」と同じですが、一般事務で必要なスキルに加えて、高度な語学力が必要になります。日常会話を英語でできるのはもちろんですが、ビジネス英語についてもある程度使える必要があります。また、通訳などの仕事をする場合もありますので、英語が得意で社交的な人に向いている仕事です。


【英文事務の仕事内容】

英文事務の仕事内容は、一般事務とおなじく電話対応、メール対応、来客の応対、会議の資料の作成、書類の英訳・和訳、書類作成、通訳・翻訳、郵便物の郵送・受け取り、データ入力などです。これらは全て英語で対応します。また、企業の規模によっては経理や人事の仕事を任される場合があります。 基本的な英語ができるのは当然ですが、それ以前に書類作成やビジネスマナーなど、社会人としての積みかさねが重要になります。ですので、未経験者が採用されることはほとんどありません。サポート役として裏方に徹し、臨機応変な対応が求められます。また、データ入力などの単調な作業も多いので、同じ作業でも飽きずにコツコツ続けられる人が英文事務に向いています。基本的に英語での仕事がほとんどですので、英語に抵抗がない人に向いています。また、英語力だけでなく業務の知識も幅広く必要になりますので、常に勉強する姿勢がある人にオススメの仕事です。


【英文事務に必要なスキル】

●英語スキル
リーディング・リスニング・ライティング・スピーキング全てのスキルが必要になります。日常会話レベルに留まらずビジネスシーンでも通用するレベルの語学力が必要です。TOEICなら最低でも600点は必要になります。

●コミュニケーションスキル
裏方として様々な人の対応をします。社外の人の対応をすることも多いのでコミュニケーションスキルは必須です。

●パソコンスキル
Excel、Wordなど基本的なスキルが必要になります。Excelに関しては単純な入力計算のみでなく関数の知識まで求められます。

●ビジネスマナー
英語でのビジネス書類の作成などに関する知識が必要です。

【営業事務とは】

営業事務とは、「営業」の補佐的な役割をする仕事のことです。一般事務に比べると社内よりも社外の対応が多いため、企業の顔をして重要な役割を持ちます。自社で扱う商品・サービスの質問対応・クレームを受けることも多いため、商品・サービスに対する深い知識やコミュニケ－ション能力、クレームをつけてきたお客様が感情的になっても上手く応対し。気持ちを切り替えられる人に向いている仕事です。


【営業事務の仕事内容】

営業事務の仕事内容は、自社で扱う商品の受注、発注、見積書の作成、請求書の作成、データ入力、来客対応、商品・サービスの質問対応、クレーム対応、在庫の管理、納期調整など様々な内容です。「営業」の業務を影でサポートします。企業の規模によってはさらに売り上げの管理など経理の業務を任されることもあります。取引先との対応も多いため、営業と取引先の契約を円滑に進める、潤滑剤のような役割も持ちます。業務が多岐に渡るので、他の専門職種へのステップアップとしても最適な仕事です。


【営業事務に必要なスキル】

●コミュニケーションスキル
取引先や一般のお客様の対応が多いため、コミュニケーションスキルが欠かせません。

●パソコンスキル
見積書などの書類を作成する機会も多く、パソコンスキル、特にExcelに関するスキルは重要になります。データ入力だけでなく関数に関する知識も学ぶ必要があります。

●簿記
経理だけでなく営業部門でも幅広く使える資格です。営業は会計管理にも深く関る部門なので、必須ではありませんが、持っているとキャリア形成に役立つ資格です。

●スケジュール管理スキル
納期の調整なども任されるためスケジュールを把握し管理する能力が必須になります。

【経理事務とは】

経理事務とは、事務の仕事の中でもお金を扱う経理部門に特化した仕事のことです。通常は経理部門と財務部門は別れていますが、企業規模によっては経理と財務を兼ねている場合もあります。しかし、経理事務は企業の規模に関らず、企業の根幹となる重要な仕事ですので、需要が多く安定した仕事と言えるでしょう。細かいお金の計算やデータの転記作業などが多いので、細かい仕事が苦にならない人に向いています。


【経理事務の仕事内容】

経理事務の仕事内容は、給与の計算、伝票整理、伝票の起算、売掛金の管理、入出金の管理、決算補助などお金に関する仕事です。また、経費削減などの会社の方針を社員に広めるのも経理の仕事です。個人の経費の精算などの細かいお金から会社の資金運用など大きな金額も扱います。また、伝票の納期や決算の時期は非常に忙しくなります。経理事務は簿記などの専門性の高い知識が必要になるため、その後のキャリア形成やステップアップに役立つ仕事だと言えます。


【経理事務に必要なスキル】

●日商簿記
必須というわけではありませんが、2級以上を取得しておくと、その後の転職で有利に働きます。

●数値に強い
細かな数値を扱うので、数値に強いことが求められるます。細かいところまで良く気がつく人に向いています。

●パソコンスキル
中でもExcelのスキルが求められる。四則計算のみでなく関数の知識まで必要になります。

●進んで勉強できる
経理には高度な会計・経理・財務知識が求められます。ですので、常に勉強する姿勢が大切になります。

●コミュニケーションスキル
経理事務は経理上の企業の方針を社員に伝える役割もあります。ですので、基本的なコミュニケーションスキルが必要になります。

【貿易事務とは】

貿易事務とは、事務系職種の中でも人気の仕事です。海外との取引がある企業の貿易に関する事務作業です。時差のある海外が相手なので、時間が不規則になったり、残業することもあります。語学力を生かせるのが人気の仕事です。未経験者の採用はなく、ある程度の実務経験があることと、貿易事務に必要なスキルがあることが採用の条件となることがほとんどです。


【貿易事務の仕事内容】

貿易事務の仕事内容は、取り扱い商品の受注・発注、運送便手配、通関の手続き、保険予約、倉庫の手配、代金の回収・支払いまで貿易取引に一貫して関る仕事です。書類の作成や確認などデスクワークが大半ですが、取引先が外国の企業となるので英語力は欠かせません。貿易事務は商社、メーカーから船・航空会社などで需要があります。専門的な知識を必要とするので経験者が優遇されますが、未経験者に対しても広く門戸を開いています。未経験者はアシスタントの立場からスタートすることがほとんどです。


【貿易事務に必要なスキル】

●英語スキル
取引に関する業務のため、高度な英語力が必要になります。必要に応じて英語の書類作成やメール・電話対応をするので、TOEICでは700点以上が望ましいでしょう。

●取引先国の知識
相手先の文化、慣習、政治などに関する知識も必要になります。相手に合わせた対応をする必要があります。

●ビジネススキル
書類作成の機会も多いため、英語でのビジネス書類を作成するスキルが必要になります。

●実務経験
営業や経理など取引に関する知識や経験が必要です。未経験者の採用はほとんどありません。

【総務事務とは】

総務とは、企業が円滑に企業活動を行う上でスムーズに活動が行えるようにする重要な仕事です。企業規模によっては総務部として独立していますが、中小企業では人事部の業務を兼ねる場合もあります。デスクワークだけでなく、電球を取り替えるなどの仕事を頼まれる場合もあります。総務は家庭で言えばお母さんの役割です。細かい仕事が多く、ささいなことにもきめ細やかな対応をできる人が向いています。


【総務事務の仕事内容】

総務の仕事内容は、社内の管理や契約事務などの実務から、電球の取替え、備品の管理・発注などの庶務。さらには社員旅行・納会の企画や株主総会の段取り、各種パーティの企画など多岐に渡ります。事務系職種の中ではデスクワーク以外の仕事も多いのが特徴です。様々な問題の対応に当たるので、柔軟な対応とコミュニケーション能力に長けている人にオススメの仕事になります。大掛かりなパーティなどのイベントの仕切りにあたる以外は比較的残業もなく、自分の時間も上手く持てるのが総務のポイントです。


【総務事務に必要なスキル】

●コミュニケーションスキル
様々な問題や人に幅広く対応すため、社交的で話しのできることが条件です。

●柔軟な対応力
仕事内容は多岐に渡るため、その場その場に応じた柔軟な対応が求められます。

●パソコンスキル
場合に応じて書類の作成も行ないます。基本的なExcelやWordの使い方は覚えておきましょう。

●社会保険労務士、職業訓練指導員、労働安全コンサルタント、労働衛生コンサルタント
総務の業務に関連の高い資格です。持っていると転職やキャリア形成に役立ちます。

【受付とは】

受付とは、企業の顔として来客の応対をする仕事です。また、企業受付のみでなくショールームやデパートなどイベントなど様々な分野で需要が多くあります。企業の印象を決める花形の重要な仕事だと言えます。特に経験や資格は必要なく、未経験でも採用されますが、医療関係の受付に関してはほとんどの場合で医療事務の資格が必要になります。


【受付の仕事内容】

受付の仕事内容は、企業の入り口で訪問者を迎え用件を取り次いだり案内を行なう仕事です。また外部の人を企業内に入れないためにアポイントメントの予定と付き合わせたり、お断りするセキュリティの役割も果たします。企業の受付の他にも、ショールーム、デパート、イベント、パーティ、ホテル、ショッピングセンター、医療機関など勤務先は幅広くあります。一般のお客様を相手にする場合は来客の取次ぎだけでなく問い合わせの対応も行ないます。企業の顔として直接取引先やお客様の応対を行なう重要な仕事です。


【受付に必要なスキル】

受付に特定の資格は必要ありませんが、以下の特性を持つ人が望ましいでしょう。また、医療機関の受付に関してのみ「医療事務」の資格が必要になります。

●コミュニケーションスキル
一般や取引先のお客様を多く応対するおしごとです。その企業に良い印象をもって頂く為にもコミュニケーションスキルは欠かせません。明るく社交的な人に向いています。

●臨機応変に柔軟な対応ができる
お客様の要望は多岐に渡る場合もあります。また、突発的な取引先の訪問で訪問の相手が不在な場合もあります。どのような場合でもあわてず臨機応変な対応が求められます。

●ビジネスマナー
取引先企業のお客様を相手にするので、失礼のない対応ができるように、基本的なビジネスマナーが必要になります。

●英語力
外国のお客様の応対をする場合もあります。日常会話やビジネスに関する簡単な会話ができると仕事の幅が広がります。

●パソコンスキル
企業によっては庶務の仕事を任される場合があります。WordやExcelの基本操作ができることが望ましいでしょう。

【秘書とは】

秘書とは、社長や役員などの業務をサポートする仕事です。企業の経営に深く関る人物の最も近くで業務を行なえるので学ぶところも多く、また華やかな仕事なので女性に人気が高いのも特徴です。役員レベル以上の秘書経験を積むと、転職の際に非常に有利に働きます。主に重役を相手とするので、洗練されたビジネスマナーや対応が求められる専門性の高い仕事です。


【秘書の仕事内容】

秘書の仕事内容は、社長や役員のスケジュール管理、連絡・アポイントメント対応、定例会などの役員のスケジュール調整、出張の手配、顧客管理、顧客対応、文書作成、代行として他企業を訪問したり対応にあたることもあるなど、外部の人とのやりとりも多くあります。様々な面で役員の業務をサポートします。長期出張や海外出張の際は同行することもあります。また、企業によって外国や外資系の企業と取引がある場合、英語での応対や書類作成を行なうこともあります。役員が求めることを言われなくても把握し、先回りして役員の仕事しやすいように全力でサポートします。


【秘書に必要なスキル】

秘書になるには特に資格は必要ありません。企業への入社後に適性を判断し配属されることがほとんどです。しかし、以下の資格を持っていると就職や転職の際に有利に働きます。

●秘書技能検定
文部科学省が認定している秘書資格です。1級から3級まであります。より上級の資格を持っているほうが有利に働きます。認知度が高く、普及している資格なので、2級以上を取得することが望ましいでしょう。

●国際秘書検定試験
国際秘書検定試験は日本秘書協会が認定する資格です。こちらも取得しておくと就職・転職の際に非常に有利です。秘書として働こうと考えている人は取得を目指してみましょう。

【広報・宣伝事務とは】

広報・宣伝とは、マスコミや一般のお客様に企業の業務内容を伝える広告塔のような役割です。一見華やかに見えますが、各メディアとの予定調整やセミナーの企画など裏方の仕事も多くあります。広報・宣伝は企業規模によっては、総務が兼ねる場合もありますので、広報・宣伝の仕事を希望する人は事前に調べて、話を通しておく必要があります。また、未経験者の採用はなく、自社製品やサービス、特徴を熟知していないと勤まらない仕事ですので、他の部署からの移動という形が一般的です。


【広報・宣伝事務の仕事内容】

広報・宣伝の仕事内容は、マスコミの各メディア、一般のお客様に企業のことを良く知ってもらう仕事です。その企業に関する公式の情報は全て広報・宣伝を通して世間に広まります。具体的には、記者発表会などマスコミに発表する場を設け、その連絡や予定調整、発表会の資料作成など宣伝イベントの企画を行ないます。 また、個別メディアの取材対応もします。して、裏方的な仕事が数多くあります。また、対外的な活動のみでなく、社内報など社員にたいする自社の広報活動も行ないます。広報・宣伝の需要は主にサービスやメーカーなど一般のお客様向けの製品・サービスを扱っている企業に多くあります。


【広報・宣伝事務に必要なスキル】

●コミュニケーションスキル
社内社外問わず、多くの人と接する機会も多く、コミュニケーション能力は不可欠です。予定の調整を行なうこともあるので交渉力も必要です。高い社交性を身につけている人に向いている仕事だといえます。

●文章力
宣伝のための広告や書類を作成することもあります。効率的に企業のアピールを行なうためには文章力を身につける必要があります。

●高いアンテナ
広報・宣伝は常に世間の流行りや動きを把握する必要があります。ですので好奇心旺盛に何でも吸収できることが望ましいです。

●英語スキル
時には海外に向けた宣伝活動を行う場合もあります。企業にもよりますが、TOEICで600程度のスコアは必要になります。

【人事事務とは】

人事とは、その企業の人員に関する業務を一手に引き受ける部署です。企業の規模によって、中小企業などでは総務・庶務と一緒の部署が担当している場合もあります。個人情報という非常にプライベートな情報を扱うため、責任をもって情報を管理できる人に向いている仕事です。経験者は優遇されますが、未経験者でも研修後にアシスタント的業務から始まるため、安心して仕事開始できます。


【人事事務の仕事内容】

人事の仕事内容は、大きく分けると「採用」、「給与」、「労務」の3つに分かれます。「採用」は社員募集の告知、受付、面接、セミナーの開催、人材教育を行ないます。より優秀な人材を確保することは、企業の貢献に大きく関るため、非常に重要な仕事です。「給与」は保険や税金の計算、給料、年末調整などに関する業務です。全社員に関ることなので、ミスのないように行なうことが大切です。「労務」は企業の労災や雇用保険・健康保険・年金保険の手続きに関する仕事です。福利厚生なども扱います。


【人事事務に必要なスキル】

●コミュニケーションスキル
人事は全社員から採用のため学生まで多くの人と協力して仕事を進める必要があります。ですのでコミュニケーションスキルは欠かせないものになります。

●パソコンスキル
Word、Excelの基本的な知識が必要です。

●細かい仕事をコツコツできる
年末調整などは期限内に多くの書類を処理する必要があります。ですので、数値を扱う細かい仕事でもコツコツ最後までできる人に向いています。

●社会保険労務士資格
給与に関する業務に就くためには実務経験が必要になりますが、「社会保険労務士」の資格をもっていると経験がなくても働くことが出来ます。人事のスペシャリストを目指す人はぜひ取得を目指して見ましょう。

【医療事務とは】

医療事務とは、医療機関で行なう事務業務のことです。仕事内容は一般事務と似ていますが、医療に関る高度な知識が必要不可欠なため、厚生労働省が認定する「医療事務技能審査試験」やそのほか民間の団体が主催する医療間連の資格を取る必要があります。医療事務の仕事を始めるにあたって、経験は必要ありませんが、以上に述べたように高度な医療の知識が必要になるため、スクールに通うなどして知識を身につけておけば即戦力として現場で仕事が始められます。繁忙期のみの仕事や複数の医院の掛け持ちも可能ですので、自分の好きなように働けます。女性、特に子どもを持つ主婦に人気の仕事です。


【医療事務の仕事内容】

医療事務の仕事内容は、事務作業がほとんどです。具体的には診療報酬請求（レセプト）の作成、カルテの管理、受付、会計、入退院に関る手配業務です。中でも診療報酬請求に関しては請求書の作成が非常に難しいため、医療事務に関する高度な知識が必要になります。


【医療事務に必要なスキル】

●医療事務技能審査試験など医療事務に関する資格
資格がないと出来ないわけではありませんが、非常に高度な知識が必要でなおかつ即戦力となることが求められますので、資格の勉強や各種スクールに通い相応の知識をあらかじめ身につけておく必要があります。

●パソコンスキル
データ数が膨大になるため、データの処理にパソコンを使用する病院も増えてきているようです。基本的な使い方は覚えておきましょう。

●数字に強いこと
非常に複雑で細かい計算が多くなります。ですので、数字ｎが苦手な人には向かない仕事です。

●健康であること
病気の患者さんが来る病院内での仕事です。明るくて健康な人が求められます。

●仕事が早いこと
診療報酬請求（レセプト）は毎月締め切りが決められています。期限内に提出しないと、病院の運営にも問題が生じますので、期限内に必ず診療報酬請求（レセプト）を処理する必要があります。

【旅行事務とは】

旅行事務とは、お客様の楽しい旅の企画からパッケージ販売、受付、旅券やホテルの手配などを行なう仕事です。国内・国外問わず、旅行の企画を組みますが、特に海外旅行企画についてはその国の文化や慣習･宗教的タブーなど様々な知識が求められます。ですので、単に旅行好きなだけでは務まりません。世界情勢は刻一刻と変化していますので、それに合わせた柔軟な対応や企画を組むために常に世界のニュースに目を向けておく必要があります。


【旅行事務の仕事内容】

旅行事務の仕事内容は、店頭での旅行パッケージの受付･説明、旅行パッケージの企画、交渉、旅券の手配、宿泊施設の予約、ビザの申請、さらに損益計算や見積書の作成も行います。など幅広く旅行に関する業務に関ります。旅行事務の仕事には語学力が欠かせません。特に海外旅行のパッケージ企画や交渉、手配は旅行先との綿密な交渉が必要となりますので、英語･その他外国語に明るい人に向いています。また、パッケージ企画のみではなく、その場でお客様のご要望をヒアリングし、お客様に合わせた旅行を一から組むこともあります。


【旅行事務に必要なスキル】

●一般旅行業取扱主任者、国内旅行取扱主任者等
国内旅行取り扱い主任者は国内の旅行の企画、販売、一般旅行取り扱い主任者は国内･国外問わず旅行の企画･販売をするのに必要な資格です。

●語学力
特に海外旅行のパッケージの企画、手配は現地との交渉が欠かせません。ですので、高度なスピーキング、リスニングの能力が必要になります。また複数の言語を習得しておくと、様々な国･地域の旅行企画を扱うことができ、仕事の幅が広がります。

●分析力
お客様と一から旅行を組み立てる際には、お客様との対話の中からご要望を的確に分析するスキルが必要になります。旅行事務はお客様と共に、お客様の思い出作りに携わる仕事です。ですのでこの分析力が重要になります。

【電話交換とは】

電話交換とは、主に取引先企業や個人のお客様からの電話を、内容に応じて各部署に取り次ぐ仕事です。企業の規模によっては総務や一般事務が電話交換も兼ねる場合もあります。外部からの電話は電話交換が全て最初に対応することになります。ですので、企業の代表として正しいマナーで取り次ぎをする必要があります。また、一般企業の他に、電話会社での案内や取次ぎをする仕事もあります。


【電話交換の仕事内容】

電話交換の仕事内容は、一般企業での電話交換と電話会社での電話交換業務の2種類あります。一般企業では取引際や個人の電話の取次ぎを行ないます。電話の内容を的確にヒアリングし、それに応じて適切な部署や担当者に取り次ぎします。社内の内線番号を素早く調べ適切な部署に取り次ぐためには、自社の製品やサービスについて熟知している必要があります。また、デパートなどの電話交換では、お客様の質問に分かる範囲で回答することもあります。電話会社での仕事の場合は、104の番号案内や列車電話、コレクトコール、国際電話の取次ぎもします。国際電話の場合は、語学力や時差も考慮して適切な言葉で取り次ぐことが必要です。


【電話交換に必要なスキル】

●語学力
電話会社の電話交換の場合、国際電話の取次ぎを行なう必要があります。ですので最低限の語学力が必要になります。また、各国の時差についても知っておく必要があります。

●判断力
電話の内容を的確にヒアリングし、素早く担当者や担当部署に取り次ぐ必要があるので、判断力が重要になります。

●聞き取りやすい声と話し方
全て電話の声のみの対応になります。ですので、分かりやすく聞き取りやすい言葉で話す必要があります。

●自社製品、サービスに関する知識
取り次ぐ部署の判断や、直接お客様の質問に答えるためには自社に関する知識が欠かせません。